HR-Software mit KI · DSGVO aus Frankfurt

HR-Portal mit KI:
Das Portal, das HR komplett automatisiert.

Bewerbermanagement, Personaldatenbank, KI-Dokumente, FAQ Felix, Abwesenheiten, BEM, Onboarding und HR-Analytics in einer Plattform mit verbundenen Modulen. Speziell für KMU und Personaldienstleister. Personaldatenbank ab Tag 1 startklar, komplettes Portal in 7 bis 14 Tagen live, kein Per-Seat-Pricing.

HR-Portal kostenlos testen Funktionen entdecken

Zugangsdaten kommen per E-Mail innerhalb von 24 Stunden, kostenlos und unverbindlich.

EU-Hosting Frankfurt

Kein Per-Seat-Pricing

Portal in 7 bis 14 Tagen live

Module einzeln addierbar

PIOLA HR-Portal

Personaldatenbank · 18 Mitarbeiter

Live

Sandra Müller

IT Aktiv

Markus Kraus

Sales Probezeit

Julia Klein

HR BEM ⚠

Tom Berger

Marketing Aktiv

Lara Petersen

IT Urlaub

BEM-Frühwarnung

Julia Klein

42 Krankheitstage erreicht

KI-Dokument

Zeugnis erstellt ✓

Begriffsklärung

Was ist ein HR-Portal mit KI?

Ein HR-Portal mit KI ist eine zentrale Personal-Plattform, die Stammdaten, Bewerbermanagement, Abwesenheiten, Zeitwirtschaft, Dokumente und Reports bündelt und mit KI-Modulen automatisiert. PIOLA ist das HR-Portal von PIOLA Automations: konzipiert für KMU und Mittelstand, mit Personalakte ab Tag 1 nach Excel-Upload, KI-Dokumentenerstellung (Zeugnisse, Abmahnungen, Verträge) und FAQ-Bot für Mitarbeiter.

Der Unterschied zu klassischer HR-Software: KI-Module sind nativ eingebaut, nicht nachgerüstet. Doku Dora generiert Dokumente aus Stichpunkten plus Personalakte. FAQ Felix HR beantwortet Standard-Fragen zu Tarif, BV und Urlaub auf Basis der hinterlegten Wissensquellen. Alles läuft auf EU-Servern in Frankfurt.

Eingesetzt wird PIOLA HR-Portal in Personaldienstleistung, Handwerk, Pflege, Steuerkanzleien und Mittelstands-Industrie. Ab 7 bis 14 Tagen produktiv, abhängig vom Modul-Umfang.

Pillar-Guide: HR-Automatisierung mit KI Vergleich vs. Personio & Co. Häufige Fragen

HR-Check

Was lohnt sich für dein HR? 3 Klicks, deine Rechnung.

30 Sekunden Selbst-Check: welche HR-Aufgabe kostet wie viel? Am Ende siehst du deine eigene Zahl in Stunden und Euro. Keine Daten nötig, läuft komplett im Browser.

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Mehrfachauswahl möglich, klick alle an, die zutreffen.

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Pro Monat

-- h

für diese Aufgaben zusammen

Pro Jahr

~-- €

bei 50 €/h Voll-Kosten

Diese Aufgabe läuft im PIOLA HR-Portal automatisch. Dokumente aus Vorlagen plus Personalakten-Daten, Krankmeldungen direkt im System, Reports auf Knopfdruck. Setup-Zeit fürs HR-Portal: 7 bis 14 Tage.

30-Min HR-Beratung direkt buchen

Lieber per E-Mail? info@piola.io

Wichtige Annahme: 50 €/h sind Voll-Kosten (Brutto-Gehalt plus Lohnnebenkosten plus Overhead).

Test-Zugang · kostenlos

Teste das HR-Portal selbst, mit Beispieldaten.

Zugangsdaten kommen per E-Mail innerhalb von 24 Stunden. Personalakten anschauen, Module durchklicken, alle Funktionen mit unseren Beispieldaten ausprobieren. Kein Vertrag, kein Verkaufsanruf, keine Folge-Mails.

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Ich bin einverstanden, dass PIOLA mir Zugangsdaten zum HR-Portal-Test schickt. Daten werden gemäß Datenschutzerklärung verarbeitet, EU-Server in Frankfurt, kein KI-Training.

Zugangsdaten in 24 Stunden

Kein Verkaufsanruf, kein Marketing

EU-Hosting Frankfurt, DSGVO

Lieber erst lesen? Was im HR-Portal drin ist · Was es kostet

Für wen PIOLA gemacht ist

3 Wege in eine moderne HR-Plattform.

Egal ob HR heute auf Excel läuft, in einer Personio-Lizenz steckt oder gar kein HR-Team da ist: PIOLA passt sich an, der Wechsel ist einfach.

Familienunternehmen · 20 bis 80 MA

HR ohne HR-Team

Kein dediziertes HR-Team. GF oder Geschäftsleitung erledigt HR mit Excel und Word. KI übernimmt Routine, Sie behalten die Entscheidung.

✓FAQ Felix als HR-Bot, Mitarbeiter-Self-Service ohne Rückfrage-Stress
✓KI erstellt Vertragsdokumente, Zeugnisse, Abmahnungen aus Stichpunkten
✓Fristen-Frühwarnung, keine BEM-Frist mehr verpasst

PIOLA übernimmt Routine, GF entscheidet

KMU · 30 bis 150 MA

HR aus der Excel-Datei lösen

GF oder Office-Manager macht HR nebenbei. Daten in Excel, Dokumente in Word, Bewerber in Outlook. Fristen geraten verloren, Dokumente entstehen unter Druck.

✓Excel-Upload an Tag 1, keine manuelle Neuanlage
✓Automatische Fristen: Probezeitende, Geburtstage, Vertragsverlängerungen
✓KI-Dokumente aus Stichpunkten: Zeugnisse, Vertragsdokumente, Abmahnungen

Aufsetzen in 7 bis 14 Tagen

Mittelstand · 50 bis 300 MA

Weg vom Per-Seat-Pricing

Klassische HR-Software im Einsatz (Personio, HRworks, Sage, Factorial). Pricing skaliert pro Mitarbeiter, KI-Funktionen kosten extra oder fehlen.

✓Datenexport aus aktueller Software, Mapping bei PIOLA
✓Kein Per-Seat-Pricing, fester Modul-Preis
✓Mehr KI ab Tag 1: Doku-Erstellung, FAQ-Chatbot, Bewerber-Pipeline

Migration mit Mapping-Tool, Parallel-Betrieb möglich

Nadine Schlieszus, Gründerin PIOLA, 15 Jahre HR-Erfahrung

Persönlicher Sparringspartner inklusive

15 Jahre HR-Erfahrung an Ihrer Seite.

Bei kniffligen Themen wie BEM-Verfahren, schwierigen Kündigungen, Abmahnungen oder Tarifvertragsfragen unterstützen wir nicht nur mit der Plattform, sondern auch persönlich. Nadine, Gründerin und langjährige HR-Profi, ist Ansprechpartner und Sparringspartner für komplizierte Fälle.

Besonders wertvoll für Unternehmen ohne dediziertes HR-Team.

Egal aus welcher Ausgangslage: Daten exportieren oder Excel hochladen, mit unserer Unterstützung in 7 bis 14 Tagen live. Module einzeln addieren, kein All-or-nothing.

9 Module, eine Plattform

Alles was HR braucht, in einem Portal.

Personaldatenbank, Bewerbermanagement, KI-Dokumentenerstellung, FAQ Felix, Onboarding, Abwesenheiten, BEM, Auswertungen und HR-Analytics. Alle Module sind verbunden, einzeln addierbar, ein gemeinsamer Datenstand.

Das digitale Herzstück für Ihr Team

Zentrale Mitarbeiterakte DSGVO-konform. 50+ verknüpfte Felder von Teilzeit-Logik, Gehaltsstruktur bis zur Schwerbehinderung mit Reversions-Historie.

Hintergrund: So löst eine moderne Personaldatenbank Software Excel ab â†’

Versionierung & Rollback

Jede Änderung speichert einen neuen Stand. Sie können jederzeit sehen, wer wann was geändert hat und zu alten Ständen zurückkehren.

Excel Massen-Import

Auto-Mapping Funktion für große Datenmengen. Fügen Sie hunderten Mitarbeitenden gleichzeitig Schichtzulagen hinzu ("Bulk-Update-Wizard").

Dynamische Gehaltslogik

Voll- und Teilzeit mit automatischer Urlaubsanpassung. Berechnung über 12 bis 14 Gehälter transparent hinterlegt.

Rollen, Zugriff & Self-Service

4-stufiges System: Admin, HR, Manager, Mitarbeiter
Seitenfreigabe mit Route Guards
Auto-Account-Erstellung
Self-Service (Daten, Abwesenheiten, Passwort)
Multi-Mandanten-Fähigkeit

Bewerbermanagement auf Autopilot

Verwalten Sie Ihre Kandidaten in unbegrenzten Pipelines, nutzen Sie KI für automatische Telefon-Vorab-Interviews (Call Carla) und automatisieren Sie Emails & Follow-Ups komplett.

Hintergrund: KI Telefonbot Pillar-Guide → · Bewerber-Screening mit KI →

Unbegrenzte Pipelines

Flexible Kanban-Boards und Kandidatenkarten mit über 10 anpassbaren, farbcodierten Status. Jede Stelle erhält ihre eigene Pipeline.

Call Carla Integration

KI-Voice-Bot ruft Kandidaten an, führt On-Demand Interviews, prüft Soft Skills und hinterlegt das Transcript sowie den finalen Score.

Automatischer Wechsel

Mit nur einem Klick wird ein final akzeptierter Bewerber zum neuen Mitarbeiter angelegt, mit all seinen Daten (Nahtloser Transfer zur Personalakte).

Parsing & Docs

Automatische Verarbeitung hochgeladener CVs. Interview-Feedback und alle Dokumente liegen sicher an einem Ort.

Eigener Chatbot in Sekunden gebaut

Ein No-Code-Flow-Editor für Social-Media Chatbots voller Magie. Stellenanzeige hochladen , und unsere Engine baut den passenden Recruiting-Bot komplett fertig zusammen.

Auto-Generation

Laden Sie eine PDF der Stelle hoch. Die KI versteht das Anforderungsprofil und erstellt selbstständig alle Filterfragen im Chat.

Flow Editor & Logik

Intelligente Verzweigungen basierend auf Kandidaten-Antworten. Beenden Sie das Interview frühzeitig, falls "K.O.-Kriterien" verfehlt werden.

Komplette Anpassung

30+ Design-Optionen, Farben, Typografie , alles lässt sich genau Ihrem Corporate Design anpassen inlusive 12 Vorlagen.

KI-Scoring

Jeder Kandidat landet im Portal und wird von unserer KI mit einer Stern-Bewertung und einer Zusammenfassung versehen.

PIOLA KI Chatbot Builder Dashboard zur Erstellung von automatisierten Recruiting-Bots

Reibungslose Starts. Jederzeit.

Standardisierte Checklisten für Pre-Boarding, ersten Tag und Offboarding. Weisen Sie Aufgaben der IT, HR und dem Mitarbeiter automatisch zu und überwachen Sie den Fortschritt.

Aufgaben-Templates

Legen Sie feste Standard-Listen an (z.B. "Vertrieb Start", "Executive Offboarding") und rollen Sie diese beim Klick auf den Starttermin massenhaft aus.

Kollaboration

Aufgaben können abteilungsübergreifend gestreut werden. IT sieht "Laptop einrichten", Vorgesetzter "Einarbeitungsplan".

Eskalation & Fristen

Wird der Schlüssel nicht zwei Tage vor Start bestellt, meldet das System Verzögerungen rot und automatisiert Reminder-E-Mails.

Mitarbeiter Self-Service

Neue Kollegen können über ihr eigenes eingeschränktes Portal im Pre-Boarding Steuernummern und Ausweise vorbereitend hochladen.

Urlaub & Krankenstände voll im Griff

Ein intelligenter Kalender, der automatisch Kontingente mitzählt. Self-Service-Anträge, Quick-Approve Flows für Manager und Massenzuweisung von Feiertagen.

Smarter Kalender

Farbcodierte Team-Ansicht, damit Schichten optimal geplant werden. Konflikte werden bei Urlaubsanträgen sofort rot markiert.

Quick-Approve Workflow

Mitarbeiter beantragen digital. Vorgesetzte erhalten eine Benachrichtigung und können mit einem Klick freigeben. Urlaubs-Saldo passt sich direkt an.

Flexible Kontingente

Frei konfigurierbare Abwesenheitsarten , vom Sabbatical bis zu Study Leaves oder Bildungsurlaub. Mit Überschreitungsschutz.

Krankmeldung + eAU

Digitale Sick-Leaves. Der Mitarbeiter meldet sich mobil ab. HR kann den eAU Beleg digital einspeisen (inklusive BEM-Tracking).

Gesundheitsmanagement & BEM

Proaktives Tracking von Krankheitstagen. Erkennen Sie kritische Fehlzeiten frühzeitig und starten Sie gesetzlich vorgeschriebene BEM-Verfahren vollautomatisiert.

BEM-Pflicht Erkennung

Automatische Erkennung ab 42 Kalendertagen Krankheit in 12 Monaten. Nie wieder BEM-Fristen verpassen.

Frühwarnsystem

Krankheitstage-Übersicht mit kritischer Schwelle. Sehen Sie frühzeitig, wo es Handlungsbedarf gibt.

Krankenstatistik

Krankheitsquote als KPI, Drill-Down zu betroffenen Mitarbeitern, Integration in Fluktuations-Score.

KI-Erstellung aller Dokumente

Machen Sie Schluss mit manuellen Word-Vorlagen. Generieren Sie Zeugnisse, Arbeitsverträge oder Abmahnungen per Knopfdruck basierend auf den Daten in der Personalakte.

Smarte Auto-Generierung

Zeugnisse aus Stichpunkten formuliert. Die KI greift auf Stammdaten zu und schreibt ein rechtssicheres Textstück im Bruchteil einer Sekunde.

Unbegrenzte Vorlagen

Hinterlegen Sie Ihre eigenen Verträge und füllen Sie dynamische Platzhalter wie Gehalt, Name und Urlaubsanspruch völlig automatisch.

Integrierte Fristenüberwachung

Das Compliance-Radar warnt Sie vor endenden Probezeiten, auslaufenden Befristungen und Zertifikatablauf inkl. sofortiger Vorlagen-Erstellung.

Digitale Personalakte 2.0

Ein strukturierter, durchsuchbarer Ablageort. Endlich alle Mitarbeiterdokumente zentral am einem Platz. Vollständig verschlüsselt.

PIOLA Dokumentenmanagement für automatische KI-Verträge und Zeugnisse

FAQ Felix HR-Integration

Ein dedizierter KI-Wissensassistent exklusiv für Ihr Portal. Er kennt Ihre Personalakte, liest das Handbuch und weiß alles über Tarifverträge.

Hintergrund: HR Chatbot mit KI: So beantwortet FAQ Felix Fragen aus echten Dokumenten â†’

Sofortige Antworten

Mitarbeitende fragen direkt im Portal "Wie bestelle ich Arbeitskleidung?". Felix antwortet verlässlich in Sekunden auf Basis Ihres Handbuchs.

Tarifvertrags-Profi

Füttern Sie Felix mit hochkomplexen PDFs von Tarifwerken (IG Metall etc.). Er filtert Klauseln, Eingruppierungen und Regeln in Echtzeit.

Personaldatenbank-Sync

Tiefe Integration in das Backend. Er weiß, ob der Fragende in Vollzeit ist und berücksichtigt dies bei seinen personalisierten Antworten.

HR Entlastung pur

Bis zu 80% weniger immergleiche Micro-Anfragen. Er kümmert sich um Urlaubsrichtlinien, Pausenregelungen und Boni-Fragen absolut autark.

PIOLA FAQ Felix HR-Wissensassistent und Mitarbeiter-Portal

Datenbasierte Entscheidungen in Echtzeit

Geschlechterverteilung, Vertragsarten, Altersdemografie, Betriebszugehörigkeit und Recruiting-Performance alles vollautomatisch auf einen Blick, ohne manuelle Excel-Exporte.

KPI

Live-Statistiken

Abteilungsübergreifende Auswertung aller Personaldaten in einem zentralen Dashboard.

Fluktuations-Score

Künstliche Intelligenz erkennt frühzeitig Austrittsrisiken bei Ihren Top-Performance-Talenten.

BEM

Krankheits-Frühwarnung

Automatisches Erkennen von 42 Kalendertagen Krankheit , BEM-Einladungen werden pünktlich getriggert.

PDF

Easy Reporting

Exportieren Sie alle relevanten Metriken auf Knopfdruck für Ihr Management-Meeting.

Eure HR-Bot-Familie

Drei KI-Bots, die HR komplett entlasten.

Doku Dora schreibt eure HR-Dokumente, FAQ Felix beantwortet Standard-Fragen für HR und Mitarbeiter. Alle laufen im PIOLA HR-Portal, alle kombinierbar.

KI-Dokumente

Doku Dora

Erstellt Arbeitsverträge, Zeugnisse, Glückwunschschreiben, Abmahnungen aus Stichpunkten plus Personalakten-Daten. Spart 30 Min pro Dokument, jeder kann es bedienen.

HR-intern

FAQ Felix HR

Mit Personalakten verknüpft, kennt Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen. Beantwortet HR-Fragen sofort statt im Aktenschrank zu suchen.

HR-Portal testen

MA-Self-Service

FAQ Felix Mitarbeiter

Standardfragen zu Urlaub, Lohn, Tarif, Onboarding, Reisekosten. Mitarbeiter bekommen sofort Antworten, HR wird entlastet. Eigene Wissensbasis, keine Datenlecks.

HR-Portal testen

Beispielrechnung