FAQ Felix: Der KI-Chatbot, der Ihr Unternehmenswissen versteht
Wiederkehrende Fragen kosten Unternehmen Stunden pro Woche — egal ob von Mitarbeitern, HR oder Kunden. FAQ Felix beantwortet sie alle, basierend auf Ihren echten Daten und Dokumenten. Kein Raten, keine Halluzinationen, mit Quellenangabe.
1. Die Technologie: Was ist RAG?
FAQ Felix basiert auf RAG (Retrieval Augmented Generation). Klingt kompliziert, ist aber einfach erklärt:
Sie laden Dokumente hoch
Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Handbücher, Produktkataloge, Richtlinien — alles was Felix wissen soll.
Felix versteht den Inhalt
Die KI indexiert und versteht Ihre Dokumente. Nicht nur Keywords, sondern den tatsächlichen Inhalt und Kontext.
Fragen stellen, Antworten bekommen
Nutzer stellen Fragen in natürlicher Sprache. Felix sucht die Antwort in Ihren Dokumenten und formuliert sie verständlich — mit Quellenangabe.
Der entscheidende Unterschied zu ChatGPT
ChatGPT erfindet plausibel klingende Antworten („halluziniert“). FAQ Felix antwortet ausschließlich basierend auf Ihren echten Dokumenten. Wenn die Antwort nicht in den Quellen steht, sagt er das ehrlich. Und: Ihre Daten bleiben auf OVHcloud Frankfurt — nie bei US-Anbietern.
2. Einsatzbereich: FAQ Felix HR im Portal
Exklusiv für die HR-Abteilung — im PIOLA HR-Portal integriert
FAQ Felix HR ist direkt ins PIOLA HR-Portal integriert und mit allen HR-Modulen verknüpft. Er kennt Ihre Personalakten, An-/Abwesenheiten, Vertragsdaten und interne Dokumente.
So sieht das in der Praxis aus:
FAQ Felix HR spart der HR-Abteilung das ständige Nachschlagen in Akten, Tabellen und Dokumenten. Eine Frage, eine Antwort, eine Quelle — in Sekunden statt Minuten.
3. Einsatzbereich: Mitarbeiter-Self-Service
Für alle Mitarbeiter — beantwortet Fragen die sonst an HR gehen
Jede HR-Abteilung kennt sie: Die Top-20-Fragen, die jeden Tag kommen. Jede Antwort dauert 3-5 Minuten. Bei 15-20 Anfragen pro Tag sind das 60-100 Minuten täglich, die HR mit Routinefragen verbringt.
FAQ Felix als Mitarbeiter-Assistent übernimmt genau diese Fragen:
Prozesse & Formulare
- • „Wie reiche ich Reisekosten ein?“
- • „Wo finde ich den Gleitzeitantrag?“
- • „Wie funktioniert die Zeiterfassung?“
- • „Wann muss ich Urlaub beantragen?“
Richtlinien & Benefits
- • „Was sind unsere Benefits?“
- • „Wie ist die Homeoffice-Regelung?“
- • „An wen wende ich mich bei IT-Problemen?“
- • „Gibt es eine Kantine?“
Wichtig: Kein Zugriff auf fremde Daten
Der Mitarbeiter-Assistent beantwortet allgemeine Fragen zu Prozessen, Richtlinien und Dokumenten. Er kennt keine Daten anderer Kollegen. „Wie viele Urlaubstage hat Frau Müller?“ beantwortet nur FAQ Felix HR für die HR-Abteilung.
4. Einsatzbereich: Kunden-Chat auf der Website
Auf Ihrer Website — beantwortet Kundenfragen 24/7
FAQ Felix kann auch als Kunden-Chatbot auf Ihrer Website eingesetzt werden. Komplett separate Wissensdatenbank — Kunden sehen selbstverständlich keine internen Daten.
Sie laden Ihre Produktinfos, AGBs, Preislisten und häufig gestellte Kundenfragen hoch. Felix beantwortet sie sofort — auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Komplexe Anfragen leitet er an Ihr Team weiter.
Typische Kundenfragen, die Felix übernimmt:
- • „Was kostet das Produkt X?“ — Preisauskunft aus Ihrer Preisliste
- • „Wie sind eure Öffnungszeiten?“ — Sofortige Antwort
- • „Wie funktioniert die Rückgabe?“ — Aus Ihren AGB
- • „Habt ihr gerade einen Termin frei?“ — Verweis auf Buchungstool
- • „Welche Leistungen bietet ihr an?“ — Aus Ihrem Leistungskatalog
5. Praxis-Cases nach Branche
FAQ Felix ist branchenunabhängig einsetzbar. Hier konkrete Beispiele, wie Unternehmen ihn nutzen:
Immobilienverwaltung
Extern: Mieter fragen auf der Website nach Nebenkostenabrechnungen, Reparaturstatus, Hausordnung. Felix beantwortet sofort — kein Anruf in der Verwaltung nötig.
Intern: Verwalter fragen Felix nach Mietvertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Objektdetails — alles aus der Dokumentendatenbank.
Handwerksbetrieb
Extern: Kunden fragen auf der Website nach Leistungsumfang, Preisrahmen und Verfügbarkeit. Felix gibt erste Auskünfte und verweist für Termine auf Call Carla.
Intern: Neue Mitarbeiter fragen Felix: „Wie funktioniert unser Zeiterfassungssystem?“, „Wo lagern wir Material X?“, „Was ist das Standardvorgehen bei Reklamationen?“
Steuerberatung
Extern: Mandanten fragen nach Fristen, Unterlagen die noch fehlen, Steuertermine. Felix kennt den Mandantenkontext und antwortet spezifisch.
Intern: Neue Mitarbeiter fragen Felix zu aktuellen Steuergesetzen, Kanzlei-Prozessen oder internen Richtlinien. Spart Einarbeitungszeit massiv.
Produktion / Fertigung
Intern: Maschinenbediener fragen: „Wie ist die Wartungsanleitung für Maschine XY?“, „Was ist das Sicherheitsprotokoll bei Störung?“. Felix kennt alle Handbücher und Prozessbeschreibungen.
HR im Portal: HR fragt Felix nach Schichtzulagen, BEM-Status, Vertragslaufzeiten — direkt aus den verknüpften Personalakten.
6. Zugriffsrechte & Datensicherheit
Jeder Einsatzbereich hat eigene Zugriffsrechte und eine eigene Wissensbasis. Kunden sehen nie HR-Daten, Mitarbeiter keine Daten anderer Kollegen.
Nur HR-Abteilung. Zugriff auf Personalakten, Tarifverträge, BVs, An-/Abwesenheiten.
Alle Mitarbeiter. Allgemeine Infos: Prozesse, Richtlinien, Formulare, Benefits. Keine fremden Personaldaten.
Auf der Website. Nur öffentliche Infos: Produkte, Preise, AGBs. Komplett getrennte Wissensdatenbank.
- ✓Europäisches Hosting: OVHcloud Frankfurt — keine Daten bei US-Anbietern
- ✓EU AI Act-konform: KI-Hinweis integriert
- ✓Quellenangabe: Jede Antwort mit Verweis auf das Quelldokument
- ✓Zugriffsprotokollierung: Wer hat wann was gefragt
7. FAQ Felix vs. klassische FAQ-Seite
| Kriterium | Klassische FAQ | FAQ Felix |
|---|---|---|
| Antworten | Vordefinierte Texte | Kontextbezogen, natürliche Sprache |
| Aktualisierung | Manuell, oft veraltet | Automatisch aus Dokumenten |
| Personalisierung | Keine | Kennt Mitarbeiterdaten (HR-Version) |
| Rückfragen | Nicht möglich | Versteht Kontext und Folgefragen |
| Dokumente | Nicht durchsuchbar | Versteht PDFs, Verträge, BVs |
| Einsatzbereiche | Nur Website | HR, Mitarbeiter, Kunden |
8. Häufige Fragen
Was ist RAG und warum ist es besser als ChatGPT?
RAG (Retrieval Augmented Generation) sucht Antworten in Ihren echten Dokumenten, statt sie zu erfinden. ChatGPT halluziniert — FAQ Felix antwortet nur basierend auf Ihren Quellen, mit Quellenangabe.
Kann FAQ Felix HR auf Mitarbeiterdaten zugreifen?
Ja, aber nur für die HR-Abteilung. FAQ Felix HR im Portal ist mit den HR-Modulen verknüpft und kennt Urlaubstage, Krankheitstage, Arbeitszeiten. Mitarbeiter und Kunden haben keinen Zugriff auf diese Daten.
Ist FAQ Felix DSGVO-konform?
Ja. Europäisches Hosting (OVHcloud Frankfurt), granulare Zugriffsrechte pro Einsatzbereich, EU AI Act-konform. Ihre Daten verlassen nie den EU-Rechtsraum.
In welchen Branchen kann FAQ Felix eingesetzt werden?
Branchenunabhängig: Handwerk, Dienstleister, Produktion, Immobilien, Steuerberatung, E-Commerce — überall wo wiederkehrende Fragen beantwortet werden müssen. Intern, extern oder beides.
Wie würden Sie FAQ Felix einsetzen?
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo FAQ Felix in Ihrem Unternehmen den größten Hebel hat.
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